Formål
Formålet med dette trin er at styre porteføljen af foreslåede projekter, der har EA relevans (pga. størrelse og/eller strategisk vigtighed), og herunder prioritere og allokeres ressourcer (arbejdstid, penge). Aktiviteten kan også give anledning til budget-ændringer.
Input
Udover de overordnede bevillinger og økonomirammer samt eksisterende dokumentation af eksisterende programmer og projekter er der blandt de mange EA leverancer navnlig to der kan vejlede i budget- og ressourcestyringen:
- Migreringsplan (E2), der definerer de strategiske projekter der skal implementere enterprise arkitekturen.
- EA governance (Y3), der definerer de overordnede rammer for denne implementering.
Output
Output er Budget og ressourcer (Y2.1).
På projektniveau er det de konkrete budgetter og ressourcer, der allokeres til og i projektet.
På EA niveau kan det f.eks. være en 3-6 månedlig opdateret plan over hvilke større it-projekter, der er i gang eller at vente de næste 3-5 år, med en foreslået budgetallokering til disse, og med rationale for disse allokeringer.
Metode
De centrale aktører i denne aktivitet er forretningssiden, herunder finanskontrollere og økonomisiden samt afhængigt af hvilke roller man har i organisationen: Digitaliseringschef, it-chef, programaanvarlig, projektledere samt enterprise arkitekt.
På løsningsniveau handler denne aktivitet om at lave et budget og styre økonomien ved løbende budgetrevision. I forhold til EA er projektets vigtigste opgave og udfordring at afstemme økonomien i forhold til omkostninger forbundet med at overholde EA og/eller at bidrage til at videreudvikle den tværgående EA.
Med andre ord står på projektet overfor dennetype spørgsmål:
- Skal projektet have flere midler for at kunne overholde EA kravene?
- Skal projektet have flere midler for at udvikles noget der udvider og understøtte EA?
- Skal projektet evt. have færre midler fordi der kan spares ved at anvende ting der allerede findes i EA?
På EA niveau reviewes i denne aktivitet løbende:
- De strategiske projekter der er foreslået i aktiviteten Migreringsplan (E2), hvor strategiske EA implementeringsprojekter er beskrevne og estimerede. Disse reviewes løbende i aktiviteten It-arkitektur governance (Y3), og budgetteres altså her.
- De taktiske it-projekter der foreslås fra andre steder i organisationen – projekter der så at sige ”dukker op”. Det kan være projekter der ikke nødvendigvis er meget EA-relevante, men af mere taktisk karakter, men som alligevel har en budgetmæssig ramme, så de kan influere på budgetteringen af EA-strategiske projekter. Dette kan være projekter, der er nødvendige (såsom udskiftning af kabler i forbindelse med en flytning) eller taktiske (såsom at en leverandør har givet et godt tilbud på udskiftning af ældre arbejdsstationer).
Det er relevant at holde de økonomiske gevinster og andre fordele, som taktiske projekter kan give, op imod de mere langsigtede fordele som strategiske EA projekter vil give, og ud fra dette prioritere. Som rettesnor for prioriteringerne kan man bruge en hel del af det output som et enterprise arkitektur-projekt har produceret – ikke mindst leverancerne fra aktiviteten Migreringsplan (E2).
Gode råd
Taktiske it-projekter bør naturligvis være i overensstemmelse med enterprise arkitekturen. Når de kaldes taktiske er det fordi de repræsenterer en nødvendig investering, eller en besparelse der er værd at tage. De er således ikke ”dårligere” end strategiske EA projekter, men de leder ikke i sig selv til en markant større opnåelse af målene med enterprise arkitekturen.