Formål
Denne aktivitet identificerer de væsentligste (EA) udfordringer, som organisationen står overfor. Det kan være knyttet til et specifikt projekt, men har det tværgående karakter er det omfattet af en enterprise arkitektur.
En udfordring kan være et problem, der skal løses, eller en mulighed, man ønsker at udnytte. Aktivitetens formål er, at afstikke nogle klare retningslinier for, hvad arkitekturen overordnet skal adressere; arkitekturens succeskriterier om man vil. Udfordringer er dermed væsentligt input til projektgrundlag og bør som sådan udgøre en rød tråd. Udfordringer bør vedligeholdes på linje med en business case, således at den røde tråd ikke knækker.
Input
Væsentlige input er ønsker og krav fra ledelsen. Det kan både være med udspring i visioner og strategier, men også fra restriktioner i budgettet, ønske om konsolidering og billigere drift, lovmæssige bindinger osv. Trends er et andet vigtigt indputområde. Principper som bør overholdes, men ikke bliver det, er en tredje kilde. Problemer i den aktuelle arkitektur er ligeledes væsentlige kilder. Det kan f.eks. være problemer med at effektivisere processer og genbruge data.
Væsenlige input fra aktiviteterne: Vision, mål og strategier, It-principper, Forretningsmæssige trends, Tekniske trends, Driftssituation, Budget og ressourcestyring, Lovmæssige bindinger, Kontrakt og aftaleforhold.
Interviews og workshop med udvalgte brugere og teknikere er gode fremgangsmåder til at afdække udfordringer og skabe prioriteringsgrundlag. For begges vedkommende både ledere og område-eksperter.
Output
- Udfordringer – et dokumentation der kan sigte på tværgående EA-relaterede udfordringer eller på løsningsniveau sigte mere specifikt på udfordringer i relation til projektets scope.
- SWOT – en analyse af organisationens styrker, svagheder, muligheder og trusler (SWOT-analyse) som kan bobles til et EA-perspektiv eller et løsningsperspektiv.
SWOT er en analyse af de kræfter, der influerer på organisationen, hvori forretningsmæssige og tekniske trends indgår, men også interessenters indflydelse og eksempelvis borgernes forventninger. Som et eksempel på en alternativ metode til SWOT kan nævnes er Michael Porters 5 forces til analyse af forretningsdrivere drivere – denne er dog primært tænkt i forhold til erhvervslivet og er mindre relevant i en ren forvaltningssammenhæng.
Metode
På EA niveau er det naturligvis vigtigt at tænke ”enterprise” når man identificerer udfordringer. Et problem eller en mulighed der vedrører en enkelt, mindre organisatorisk enhed eller teknisk løsning, og som kan adresseres isoleret, og uden at det får konsekvenser for øvrige beslutninger, er ikke en EA udfordring. Skil derfor udfordringer op i EA og ikke EA, så de addresseres i rette scope og governanceramme.
På løsningsniveau er det i sig selv en udfordring at finde det rette scope – skal det være EA eller ej? – og hvor skal det understøtte EA ved at bygge på EA eller bidrage til EA?
Det er også vigtigt at komme hele raden rundt. Problemerne kan være af:
- Forretningsmæssig natur: dårlig og langsom service, ufuldstændigt beslutningsgrundlag, mv.
- Teknisk natur: ustabil og dyr driftssituation, store vedligeholdelsesomkostninger, mv.
Mulighederne for at opnå forbedringer gennem implementeringen af en enterprise arkitektur såvel som et løsningsprojekt vil typisk være et miks af fire dimensioner:
- Strategisk: Bedre borger- og virksomhedsfokus.
- Information: Bedre beslutningsgrundlag.
- Transaktion: Lavere pris per forretningstransaktion.
- Infrastruktur: Besparelser via infrastruktur-konsolidering og standardisering.
Det er vigtigt at få skannet bredt rundt i organisationen, for at få alle relevante problemer og muligheder med. Det er ligeledes vigtigt at få flere vurderinger af hvor store problemerne og mulighederne er; der kan eksempelvis ofte være stor forskel på hvordan it- og forretningssiden opfatter dette.
I kvantificeringen af udfordringerne (omfang/vigtighed at få løst, prioritet) vil man med fordel kunne samle alle, der har bidraget til problemoversigten, og lade dem stemme om prioriteterne (evt. vha. group-software).
Man vil typisk få en lang liste af problemer og muligheder, som med fordel kan grupperes i beslægtede områder.