Workflow

Dokumentation af workflows, som er en detaljering af processer og Use Cases, hvor man mere detaljeret viser hvordan opgaverne løses, og af hvem.

Workflowbeskrivelsen er den konkrete beskrivelse af det der skal understøttes af it – så meget og så præcist som muligt.

Workflows kan dokumenteres i “”svømmebane””-diagrammeringsstil, der beskriver aktiviteters flow og hvilke aktører (organisatoriske enheder) der foretager hvad, hvornår.”

Workflow er arbejdsgangen – den bør vises i et diagram med BPMN og angive hvilke aktører (brugere, it-systemer) der udfører forskellige aktiviteter. Forholdet mellem proces og workflow er ikke helt tydeligt. Workflow er mere detaljeret end proces. Alt afhængigt af opgaverne og organisationen kan det kræver en vis modenhed at kunne nå frem til en præcis worksflow beskrivelse, som der kan skabes enighed om.

KL og KOMBIT har med arbejdsgangsbanken forsøgt at lave en række workflows der først og fremmest sikrer lovmedholdelighed og oven på dem at bygge videre med best practise.

Statens Administration har med Epicenter lavet en procesbank med best practise workflowmodeller. Her er et eksempel Opret kreditor/register leverandør

Dokumentation af de forretningsregler der hører til de enkelte workflows.

Forretningsreglerne er styrende for hvad er sker i et workflow – beslutninger og muligheder kan afhænge af veldefinerede regler.

Mapningen kræver vedligeholdelse når forretningsregler opdateres.

Disse beskrivelser kan tage udgangspunkt i mere overordnede forretningsregler fra dokumentet Forretningsregler, og relatere disse til konkrete workflows, idet de beskriver eksempelvis:

• Tidsmæssige sammenhænge – f.eks. ”denne delopgave skal være afsluttet senest 2 døgn før svaret udsendes, så der er tid til at reviewe besvarelsen”
• Systemmæssige sammenhænge –  f.eks. ”denne godkendelse foretages altid i system X”
• Organisatoriske sammenhænge – f.eks. ”enhed Y skal altid orienteres om, at arbejdsgangen nu er nået hertil, og at der afventes et svar”.