Formål
Denne aktivitet skal sikre, at programmer og projekter bidrager til og anvender enterprise arkitekturen allerede i deres grundlag, når de nærmere rammer for projektet fastlægges.
Et projekt vil typisk have et formål og scope der rækker udover arkitekturen, og arkitekturen vil således af nogle interessenter (inklusiv ledelsen) kunne opleves som et aspekt, en forudsætningsmæssig støtteaktivitet og et nyttigt biprodukt ved projektet.
Projektlederen vil typisk være ledende i denne aktivitet, men enterprisearkitekten har under alle omstændigheder en central rolle i denne aktivitet. Set i en fasemodel er det derfor vigtigt, at enterprisearkitekten kommer ind over i projektets tidlige faser.
Input
Ny lovgivning og politiske aftaler er en typisk kilde til projekter.
De væsentligste input vil derudover typisk komme fra aktiviterne A1 Vision, mål og strategier, A2 EA-relaterede udfordringer, A4 Metodegrundlag samt ikke mindst Y3 EA-governance. Desuden kan der komme input fra aktiviteten E3 Migreringsplan, hvis der har været tidligere EA-gennemløb.
Denne aktivitet foregår i parallel med A4 Metodegrundlag, som giver input til fremgangsmåde og leverancer.
Output
A5.1 Projektgrundlag. Projektgrundlaget (også kaldet PID, projektcharter eller kommissorium).
A5.2 Business case. Denne vil specificere de gevinster, i form af bedre kvalitet, sparet tid, og økonomiske gevinster, som det givne projekt vil medføre. Man vil ofte have påbegyndt arbejdet med business casen i trin A2 Udfordringer, men den bør færdiggøres i dette trin.
A5.3 Interessentanalyse – en oversigt over hvilke væsentlige spillere har hvilke interesser, og hvordan kan de tænkes at agere i forhold til sagen?
Bemærk at Statens It-projektmodel har defineret et sæt formaliserede skabeloner og vejledninger for disse typer.
Metode
I denne aktivitet betjener man sig af almindelige program og projektledelsesteknikker. Tilgange såsom Statens it-projektmodel, PRINCE2 og principperne i PMI kan for eksempel anvendes. I udarbejdelsen af disse dokumenter giver såvel Statens It-projektmodel som mere generelt PRINCE2 god vejledning, også selv om projektet ikke formelt skal følge disse metoder.
Man kan passende starte med at tale med organisationens forretnings- og teknik-side, og høre disse hvem der er deres interne og eksterne interessenter, og så tale med dem, for at få konfirmeret, at man har fanget interesserne ordentligt op. En interessent kan have flere, modsatrettede behov, og man bør afdække om hvilke alternativer der er til at løse et behov. Man bør også søge at begrænse sig til de væsentligste interessenter.
Ifølge PRINCE2 bør et projekt kun gennemføres, hvis der er en business case for det. Denne business case bør løbende reviewes og opdateres, og er der ikke længere en business case, skal projektet stoppes.
Det er vigtigt, at projektgrundlaget identificerer en ledelsesmæssig ansvarlig (en ”executive sponsor”) af projektet og dettes (enterprise) arkitekturaspekter. Denne vil typisk indgå i en styregruppe, der træffer fundamentale beslutninger, og som også gerne fortsætter som governance ansvarlige. Det er derfor vigtigt at input fra aktiviteten Y4 Governancestrategi indarbejdes i denne aktivitet, og at man løbende i det projektforløb, der kommer ud af det, har indarbejdet, hvordan overgangen til en egentlig arkitekturgovernance sker.
Aktivitets- og leverancelisten for projektet kommer med hensyn til arkitekturprodukter ud af trin A6 metodegrundlag, hvor den generelle OIO EA metode og andre metoder tillempes til det konkrete behov.
Gode råd
Det skal bemærkes at projektgrundlaget, herunder en business case, kan udarbejdes for et EA-projekt, men typisk vil det give mere mening på et mere løsningsorienteret projektniveau.
Det er vigtigt ikke blot at planlægge de forretningsmæssige og tekniske aktiviteter, men også de aktiviteter, der sikrer at arkitekturarbejdet kommunikeres og synliggøres undervejs i forløbet. Dette dels fordi arkitekterne vil have brug for bistand fra en lang række mennesker i organisationen for at nå frem til en god EA, og dels for at forberede indførelsen af EA governance. Og af hensyn til videdeling er det også en god idé at kommunikere bredere ud, f.eks. via digitaliser.dk.